Informations pour les délégations
Port d’entrée
Les délégués auront comme point d’entrée et de sortie l’aéroport international d’Ivato.
Les délégués qui utiliseront d’autres points d’entrée sont priés de communiquer au Ministère des Affaires étrangères de Madagascar (protocole-sadc@diplomatie.gov.mg) leurs itinéraires de
voyage afin de faciliter les dispositions logistiques nécessaires.
Procédures d’arrivée et de départ des Chefs d’Etat et de gouvernement
Les Chefs d’État et de gouvernement bénéficieront de toutes les courtoisies protocolaires liées à leur rang aussi bien à leur arrivée qu’à leur départ.
Le cérémonial d’accueil des Chefs d’État et de Gouvernement à l’aéroport international d’Ivato se
déroulera dans un format allégé.
Ils seront accueillis au tarmac par des hautes autorités du Gouvernement de la République de
Madagascar, selon le protocole d’usage. Ils seront conduits vers le salon d’honneur.
Des véhicules officiels les conduiront vers leurs hôtels désignés.
Pour les départs des vols privés présidentiels, le convoi se rendra directement au Salon Présidentiel
de l’aéroport international d’Ivato, où toutes les formalités seront effectuées sur place.
En ce qui concerne les départs par vols commerciaux, le convoi se dirigera également vers le Salon Présidentiel afin d’accomplir les formalités de départ et de sûreté.
Les agents du protocole, en collaboration avec représentant de la délégation, procéderont à
l’enregistrement des membres de la délégation ainsi que des bagages en soute.
Procédures d’arrivées et de départ des autres délégations
Les autres membres des délégations ainsi que les représentants de la presse seront accueillis par les agents du protocole et suivront le circuit d’arrivée habituel.
Des comptoirs d’accueil, situés après la zone de débarquement, seront à leur disposition pour fournir informations et assistance.
Le transport des délégués entre l’aéroport international d’Ivato et les hébergements officiels agréés sera assuré par des autobus.
Ce dispositif sera également mis en place pour les transferts lors du départ.
Les autres délégués suivront le circuit normal de départ. Des agents du protocole seront présents
pour leur fournir toute information ou assistance nécessaire.
Les voyageurs prenant un vol commercial devront se conformer aux horaires des vols ainsi qu’aux
exigences et normes en vigueur.
Ces formalités incluent notamment le respect des règles établies par les compagnies aériennes concernant les bagages enregistrés et les bagages à main, en termes de poids, de dimensions et de
nombre autorisé, entre autres. Toute situation imprévue ou désagrément éventuel, tels que les excédents de bagages, relèvera de la responsabilité exclusive de chaque délégué concerné et restera
à sa charge.
Bagages
Chaque délégation est priée d’apposer sur chacun de ses bagages, y compris celui du Chef de délégation lorsqu’il voyage par vol commercial.
Il est aimablement demandé à chaque délégation d’imprimer ce tag et de le mettre de manière
visible sur chaque valise pour faciliter l’identification à l’arrivée et au départ.
Chaque délégation doit désigner une personne responsable des bagages, laquelle sera assistée par
le Protocole local une fois sur place.
Toutes les formalités aéroportuaires sont prises en charge par le Protocole malagasy affecté à cet
effet. Il est à noter que les excédents de bagages devraient être réglés par le délégué et non par
l’État hôte.
Visa
Tous les délégués et participants doivent être en possession de documents de voyage valides, avec
une date d’expiration d’au moins six mois à la date d’entrée et de sortie du territoire malagasy.
Tous les participants au Sommet bénéficieront d’une assistance à l’aéroport pour l’obtention de leur visa d’entrée, si nécessaire.
Dans la mesure du possible, il est recommandé aux délégués et participants de demander leur visa
préalablement auprès des Ambassades de Madagascar accrédités dans leurs pays respectifs, principalement pour les détenteurs de passeports de droit commun.
Les visas d’entrée seront délivrés gratuitement pendant le Sommet aux détenteurs de passeports
diplomatiques et de service.
Les délégués souhaitant obtenir un visa à l’aéroport international d’Ivato devront présenter une lettre officielle confirmant leur participation au Sommet.
Les visas ne seront accordés à l’arrivée que dans des circonstances exceptionnelles. Il faut soumettre une demande écrite préalable au Ministère des Affaires étrangères (protocole
sadc@diplomatie.gov.mg) avec toutes les informations relatives aux membres de la délégation comme indiqué dans leurs passeports.
Formalités sanitaires
A leur arrivée, les délégués seront soumis à un contrôle sanitaire, notamment sur les points suivants :
- Vaccinations recommandées (à titre préventif) : Hépatite A et Hépatite B
- Vaccinations exigées : Fièvre jaune et choléra : uniquement requises si le délégué a récemment séjourné dans un pays classé comme zone à risque par l’Organisation mondiale de la santé (OMS).
La liste actualisée des pays concernés est disponible sur le site de l’OMS ou peut être obtenue auprès des représentations diplomatiques de Madagascar.
- Déclaration d’antécédents médicaux récents : toute maladie infectieuse détectée au cours des six (6) derniers mois, notamment le paludisme, doit être signalée au personnel de santé
dès l’atterrissage.
Les délégués devront remplir avec soin le formulaire sanitaire remis à leur arrivée à l’aéroport.
Il est fortement recommandé à tous les délégués de souscrire une assurance santé valide couvrant
la totalité de leur séjour, y compris les frais médicaux d’urgence et, le cas échéant, une évacuation sanitaire.
Ces dispositions visent à garantir un environnement sanitaire sûr, conforme aux standards internationaux, et à prévenir tout risque potentiel, dans un esprit de responsabilité partagée.
Formalités douanières
Toutes les délégations sont invitées à consulter attentivement, en amont de leur déplacement, les
indications détaillées relatives aux prescriptions douanières en vigueur à Madagascar, disponibles
sur le site officiel de la Direction Générale des Douanes : www.douanes.gov.mg.
Certaines marchandises sont soumises à une déclaration obligatoire et doivent être accompagnées d’une autorisation préalable de sortie du territoire malagasy.
L’importation et l’exportation d’espèces animales ou végétales, de minerais, ainsi que de certaines matières susceptibles d’être transformées en objets artisanaux, sont strictement réglementées.
Certaines catégories sont formellement interdites et leur non-respect est passible de sanctions pénales. Il est donc vivement recommandé à chaque délégation de se renseigner en détail sur les
biens autorisés et les procédures applicables.
Par ailleurs, à Madagascar, le commerce des marchandises est soumis à une taxe sur la valeur
ajoutée (TVA) de 20 %, généralement incluse dans les prix de vente affichés.
